Du stehst vor einem größeren Projekt und hast keine Ahnung, wo du anfangen sollst? Du hast tausend Ideen und willst diese in eine Struktur bringen? Die ersten Schritte sind gemacht, aber irgendwie kommst du nicht wirklich vorwärts?
Dann ist dieser Schritt-für-Schritt-Plan genau das richtige für dich. Ich nehme dich bei deiner Projektplanung an die Hand. Damit schaffst du die perfekte Grundlage für dein neues, großes Projekt.
1. Schritt: Lege dein Projekt-Ziel fest
Alles beginnt mit einem Ziel. Wenn du klar vor Augen hast, was und warum du etwas erreichen möchtest, ist die Wahrscheinlichkeit viel größer, dass du es auch schaffst. Daher ist es super wichtig, deine Ziele zu definieren.
Ich weiß, du möchtest am liebsten direkt loslegen. Und ganz ehrlich? Das kannst du ruhig auch tun. Wenn bei dir gerade das Feuer für dein neues Projekt entfacht ist – warum bitte solltest du das nicht nutzen? Vermutlich kennst du schon deine wichtigsten Schritte und kannst damit einfach direkt starten. Sobald die kaum zu bändigende Anfangsmotivation abflacht, kommst du einfach hierher zurück.
Wenn du aber bei dem Projekt gerade etwas strauchelst – und wahrscheinlich liest du genau deswegen diesen Artikel? – darfst du dir erstmal/nochmal bewusst machen, warum du diese Reise überhaupt begonnen hast.
Bevor wir den Endzustand deines Projekts konkret bestimmen, geht es erstmal um etwas Anderes: Das Warum dahinter.
Welche Bedeutung hat das Projekt für dein Business?
Wir zoomen also einmal kurz aus deinem Projekt heraus und blicken auf das große Ganze:
- Inwiefern fördert das Projekt dein Business?
- Passt das Projekt zu deinen Werten?
- Welche weiteren Projekte können sich aus diesem Projekt entwickeln?
Schreib dir alle deine Gedanken dazu auf. Und werde auch gerne so konkret wie möglich. Beispiel: Dein Projekt fördert dein Business, weil es dir Geld einbringt? Aber wie viel? Einmalig oder langfristig?
Dabei kannst du dann direkt übergehen zum konkreten Endzustand nach deinem Projekt: Was willst du erschaffen/erreichen? Hier gilt: Beschreibe es so kompakt wie möglich, aber so detailliert wie nötig. Die ideale Zielvereinbarung kannst du dir jederzeit fix durchlesen und hast trotzdem sofort ein konkretes Bild vor Augen. Die SMART-Formel kann dir dabei helfen.
2. Schritt: Gib dem Projekt einen Namen
Dieser Schritt macht ja wohl am meisten Spaß, oder? Gib deinem Projekt einen kurzen, einprägsamen Namen. Und der muss weder seriös noch für jedermann verständlich sein – nur bei dir muss sofort ein Bild erscheinen, am besten mit einer ordentlichen Prise Motivation (kannst du dein Warum mit einbauen?). Alles ist erlaubt!
3. Schritt: Projekt-Ende festlegen
Ein bisschen Zeitdruck wirkt Wunder. Gib daher deinem Projekt unbedingt auch ein Enddatum – Wann soll alles fertig sein? Das Datum darfst du gerne auch direkt mit anderen teilen – mit Freunden oder auf Social Media.
4. Schritt: Die wichtigsten Aufgaben deines Projektes
Es folgt eine Grobplanung. Bestimmt hast du schon oft anderes gelesen. Ich bin aber kein Fan davon, größere Projekte im Detail durchzuplanen. Man vergisst nämlich sowieso die Hälfte. Mach dir also gar nicht erst die Mühe, zu versuchen alle Aufgaben aufzulisten und mit Fälligkeitsdaten zu versehen. Es reicht eine ganz grobe Planung: Was sind die wichtigsten Schritte?
Für vieles im Online-Business gibt es mittlerweile Fahrpläne. Diese kannst du nutzen, um dir die Planung zu erleichtern z.B. für einen Launch oder die Erstellung eines digitalen Produktes.
Aber beachte zwei Dinge:
1. Lösche sofort alles, was dich nicht betrifft!
Wenn du dir einen Plan von jemand anderem kopierst/herunterlädst, ist dein erster Schritt: Ausmisten. Belaste dich nicht mit unnötigen To Dos, die dich völlig aus dem Konzept bringen können. Nicht alles wird auf dich zutreffen!
2. Verlass dich nicht blind auf diesen Plan!
Genauso wie unnötige To Dos vorhanden sein werden, werden auch Aufgaben fehlen. Sieh Pläne von anderem daher nur als Hilfestellung. Du musst dir trotzdem über deine wichtigsten Schritte Gedanken machen und auch während der Arbeit werden dir weitere nötige Schritte auffallen. Wenn du dir jetzt einmal die Zeit nimmst, die großen wichtigen Schritte einzuplanen, werden fehlende Kleinigkeiten aber keinen allzu großen Einfluss auf deine Zeitplanung haben.
5. Schritt: Die zeitliche Planung deines Projektes
In Schritt 3 hast du ein Enddatum für dein Projekt festgelegt. Um das einhalten zu können, solltest du auch deine Arbeitspakete zeitlich planen. Hier musst du schätzen, wie lange du pro Phase brauchst. Orientiere dich gerne an Fahrplänen von anderen oder an vergangenen Projekten. Wenn sich jetzt schon ein mulmiges Gefühl einstellst, kannst du dein Enddatum sofort nach hinten verschieben. Du darfst ein kleines nervöses Kribbeln verspüren, weil du vor einer Herausforderung stehst. Auf keinen Fall solltest du aber jetzt schon überfordert sein und an deinem Ziel zweifeln. Dann musst du es realistischer machen!
Plane im Zweifel lieber etwas Puffer ein (Umso wichtiger es ist, dass du dein Enddatum einhältst, desto mehr Puffer solltest du einplanen). Wenn du dein Enddatum nicht verschieben möchtest, solltest du über Unterstützung nachdenken z.B. von einer virtuellen Assistentin.
Ich nutze für die Grobplanung gerne die Gantt-Ansicht in ClickUp*. Dort kann ich meinen Projektzeitraum in Phasen einteilen. Jede Phase ist eine Aufgabe, der ich weitere Unteraufgaben hinzufügen kann, sobald ich detaillierter planen möchte. Diese Grobplanung verschafft dir einen zeitlichen Überblick und du kannst immer wieder draufschauen, wenn du dich mal wieder in Details verlierst. Außerdem hilft dir die Gantt-Ansicht, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben sichtbar zu machen.
Empfehlenswert für deine Zeitplanung ist auch, Meilensteine festzulegen. Die Fristen für deine groben Aufgabenpakete sind nämlich vor allem zum Feiern da!
Gantt-Ansicht in ClickUp*
6. Schritt: Nicht-Ziele deines Projektes herausfinden
Du kennst es vielleicht auch: Während du eine Aufgabe erledigst, tauchen plötzlich drei weitere auf. Aus jeder Aufgabe ergeben sich weitere To Dos, weil dir während deiner Arbeit Optimierungsmöglichkeiten auffallen oder weil du etwas Neues gelernt hast. Bei großen Projekten ist das natürlich noch öfter der Fall als bei kleinen To Dos. Überlege daher schon vorher:
Was gehört nicht zu den Aufgaben, die dich deinem Projekt-Ziel näherbringen?
Ein Beispiel: Dein Projekt ist die Erstellung und Vermarktung eines Onlinekurses. Eine Aufgabe wird sein, eine Landingpage zu erstellen. Was gehört definitiv nicht dazu? Deine komplette Website zu überarbeiten und optimieren! Das darfst du dir gerne auf deine Projektliste schreiben. Außerdem darfst du kurz die Ideen notieren, die dir bei der Arbeit einfallen. Aber die Umsetzung hat jetzt keine Priorität.
Diese Frage der Abgrenzung solltest du dir im Laufe der Zeit, in der du an deinem Projekt arbeitest, immer wieder stellen. Denn es werden viele neue Aufgaben plötzlich aufpoppen und dich von den eigentlich wichtigen Schritten ablenken. Aber alles, was dir auf deinem Weg erst begegnet, ist sehr wahrscheinlich nicht wichtiger als das eigentliche Projekte. Notieren darfst du dir diese To Dos natürlich sehr gerne – auf einer extra Liste und eingeplant für die Zeit nach deinem Projekt.
7. Schritt: Nutze für dein Projekt, was schon da ist
Recycling ist eine richtig gute Sache! Nimm dir jetzt schon einen Moment Zeit zu überlegen, was du an vorhandenen Ressourcen nutzen kannst.
Hast du schon mal etwas zu einem ähnlichen Thema gemacht?
Dann kannst du bestimmt einige Inhalte davon verwenden.
Hast du schon mal etwas in einem ähnlichen Format umgesetzt?
Es ist dein zweiter Onlinekurs? Dann nutze doch deine Planung vom ersten! Die Schritte werden ähnlich sein.
8. Schritt: Probleme während des Projekts vorhersehen
Das ist etwas unangenehm, kann bei großen Projekten aber den entscheidenden Unterschied machen, ob du dein Projekt wirklich umsetzt. Widme dich gedanklich einmal den Problemen, die auf dich zukommen könnten. Welche Herausforderungen könnte es geben? Finanziell, zeitlich, technisch, … Wie kannst du die Wahrscheinlichkeit senken, dass diese eintreten? Was kannst du jetzt schon dafür vorbereiten?
Ein Beispiel:
Du bist Coach und verdienst dein Geld aktuell über deine 1:1 Angebote. Nun startest du das Projekt Online-Kurs. Du möchtest ein digitales Projekt erstellen und damit zukünftig ein Nebeneinkommen generieren. Eine typische Herausforderung, die auf dich zukommen könnte: Du hast nicht genug Zeit für dein Projekt, weil deine Haupttätigkeit zu viel Zeit in Anspruch nimmt.
Was du tun kannst:
Die Problemlösung beginnt natürlich mit einer realistischen Planung – dafür bist du hier. Du kannst dir nach deinem aktuellen Stand berechnen, wie viel Zeit deine Coaching-Tätigkeit in Anspruch nimmt und übrige Zeit für dein Projekt einplanen. Nach dieser Zeit planst du dann deine einzelnen Schritte zeitlich ein. Egal wie produktiv und fokussiert du arbeitest, deine Projekt-Zeit wird definitiv darüber bestimmen, wie schnell du dein Projekt abschließen kannst.
Nun kann es aber natürlich passieren, dass sich in deinem Coaching-Business etwas verändert. Du wirst vermutlich nicht langfristig fix mit den gleichen Kund*innen im gleichen Umfang arbeiten.
Vielleicht gewinnst du neue Kund*innen:
Was für dein Business und dein Einkommen natürlich gut ist, schadet deinem Projekt. Zusätzliche Zeit in deiner Haupttätigkeit fehlt in deinem Nebenprojekt. Wie so oft ist das eine Frage der Prioritäten und damit verbunden auch eine Frage der Risikobereitschaft. Möchtest du lieber das in diesem Fall sichere Geld oder lieber deine Zeit in ein Projekt stecken, das dir langfristig mehr Geld bringen könnte (vielleicht aber auch nicht).
Vielleicht endet eine Zusammenarbeit:
Auf den ersten Blick ist das gut für dein Projekt, da du Zeit gewinnst. Aber bist du eventuell auf das Geld angewiesen? Dann musst du vermutlich verstärkt Zeit in deine Marketing-Aktivitäten stecken, um neue Kund*innen zu gewinnen. Wahrscheinlich sogar mehr Zeit als das eigentliche Coaching dauern würde. Natürlich sollte generell dein Marketing nicht erst starten, wenn die Kunden fehlen, sondern sollte zu deinen Routinen gehören.
9. Schritt: Deine nächsten Schritte
Wie gesagt: Du musst nicht dein gesamtes Projekt im Detail durchplanen. Bei deiner ersten/nächsten Phase solltest du aber ruhig ins Detail gehen. Sonst kann es nämlich passieren, dass du nicht ins Handeln kommst, weil du vor einem riesigen Brocken Arbeit stehst. Breche daher deine nächste große Aufgabe in kleine Mini-Aufgaben runter. So klein, dass du problemlos jetzt sofort mit der ersten beginnen kannst.
10. Schritt: Projekt Check-Ups festlegen
Du solltest regelmäßig prüfen, ob du noch auf Kurs bist. Lege gleich zu Beginn fest, in welchem Rhythmus du das machen möchtest. Vielleicht reicht ein Check-Up nach jeder Meilenstein-Party? Bei sehr umfangreichen Projekten solltest du deinen Plan öfter überprüfen.
Widme dich dann all deinen Learnings und schau, ob du deinen Zeitplan noch einhalten kannst. Bringe auch immer alle Unterlagen auf den aktuellen Stand – auch das, was für das aktuelle Projekt keinen Unterschied mehr macht. Du wirst es mir danken, wenn du bei deinem nächsten Projekt Schritt 7 anwenden möchtest.
Lass uns dein Projekt gemeinsam umsetzen!
Ich unterstütze dich gerne bei deiner Projektplanung. Ich kann dir beim Aufsetzen deines Planungstools helfen und dich bei deiner Planung begleiten.
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