Jeden Sonntag-Nachmittag plane ich meine nächste Woche. Dafür habe ich einen festen Ablauf. Den möchte ich dir heute vorstellen.

Meine wöchentliche Routine

Bestimmt schwirren gerade jede Menge Gedanken durch deinen Kopf: motivierte Vorsätze, Ziele und To Dos. Daher lautet der erste Schritt: Kopf frei kriegen. Alles, was in dir rumwuselt, schreibst du dir sofort auf. Jede noch so kleine Aufgabe, jeden Termin, jedes Ziel.

Leere deine Eingangskörbe

Leere dann deine Eingangskörbe. Wenn du sowas noch gar nicht hast, sammel alle Papiere zusammen, die bei dir rumfliegen, und auf denen Aufgaben notiert sind. Überlege, wo sich weitere To Dos verstecken. In deinem Posteingang zum Beispiel?

Danach könntest du dir direkt ein paar Eingangskörbe überlegen. Das könnte ein Korb sein, in den du alle Briefe und andere Dokumente legst. Auch digital solltest du einen Eingangskorb anlegen. Ich habe eine Liste “Eingang” in ClickUp*. Dort sammel ich spontane Ideen, die ich nicht einsortieren möchte. Und ich leite Emails dorthin weiter, die ich erst später bearbeiten möchte.

In der Wochenroutine wird dann alles aus- und einsortiert. Zu Eingangskörben zähle ich auch meine gespeicherten Beiträge auf Instagram und TikTok. Ich sammel dort gerne Ideen, aber wenn man sie nicht weiterverarbeitet, versauern sie dort nur. Daher werden sie entsprechend einsortiert.

Alles andere, was eintrudelt, wird bei mir direkt in Clickup eingepflegt. Vielleicht gibt es bei dir aber weitere Orte, an denen sich Aufgaben ansammeln. Du solltest dir dafür unbedingt eine Routine überlegen. Umso mehr Infos und To Dos sich an unterschiedlichen Orten stapeln, desto mehr wirst du Angst haben, etwas zu vergessen. Ein klarer Workflow sorgt für Struktur und Konzentration im Alltag.

Ich habe mich intensiv mit der Getting-Things-Done-Methode beschäftigt. Vieles habe ich nicht langfristig in meinen Alltag übernommen oder stark an meine Bedürfnisse angepasst. Aber die Methode ist wirklich hilfreich, um sich einen Überblick über all die “losen Enden” zu verschaffen, die es in deinem Leben gibt. David Allen beschreibt sehr genau, wie man Eingangskörbe ntuzt und alles verarbeitet, was sich dort ansammelt. Ein echter Gamechanger – vor allem für uns kreative Scanner, die sich vor Ideen und To Dos gar nicht retten können!

Weitere Schritte für mehr Ordnung und Struktur

Mein Sonntagsritual befreit mich von all dem gedanklichen Ballast. Regelmäßiges Aufräumen ist nicht nur der in der Wohnung sinnvoll, sondern auch im Kopf und digital. Daraus hat sich folgende Routine entwickelt:

 

  • Alle Eingangskörbe leeren: Infos und To Dos in ClickUp*, Dokumente direkt abheften
  • Gespeicherte Beiträge auf Social Media aussortieren und übertragen (in To Do Listen oder in den Wissensspeicher)
  • Desktop leeren (bis auf wenige Programm-Verknüpfungen)
  • Download-Ordner leeren
  • Fotos und Screenshots auf dem Handy aussortieren und in entsprechende Ordner verschieben (Erinnerungen, Fotos und Videos für Social Media,…)
  • Notizbuch durchsehen und übertragen (welche neuen Ideen will ich zeitnah umsetzen?)
  • Einnahmen und Ausgaben im Haushaltsbuch erfassen
  • Essensplan erstellen
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    Gehe nun alle bestehenden Listen durch. Auch wenn du glaubst zu wissen, was da alles drauf steht (Übrigens ist das auch ein wichtiger Punkt der GTD-Methode). Bringe sie auf den aktuellen Stand: Was ist bereits erledigt? Was möchtest oder musst du gar nicht mehr erledigen? Was ist dringend geworden?⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
    ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
    Lege dir eine Liste an mit nächsten Schritten bzw. eine Wochenliste an. Das sind deine Prioritäten für die nächsten Tage.

Was ich im Rahmen der Wochenplanung nicht mache

Du könntest hier noch sehr viel mehr in die Tiefe gehen und mehr reflektieren. Aber ganz ehrlich? Das wird ganz schön zeitaufwändig jede Woche. Ich nutze Reflexionsfragen nur wenn ich das Bedürfnis danach habe und auch immer mal mit meiner Monatsplanung. Sieh die Planung nicht als eine weitere endlose To-Do-Liste. Tu nur, was dir gut tut. Wenn du weniger planen und mehr reflektieren möchtest, nur zu. Wenn es bei dir genau umgekehrt ist, genauso gut! Von allem ein bisschen? Klar doch!

Das war quasi die Vorbereitung. Jetzt geht es an die Planung.

Die Wochenplanung

1. Fixe Termine

 

Deine Planung beginnt mit den fixen Terminen. Verabredungen, Arzttermine und ähnliche fixe Termine solltest du immer sofort in deinen Kalender eintragen, wenn du sie verabredest. Bei deiner Wochenplanung müssten diese also bereits in deinem Kalender stehen. Dann musst du eventuell noch Termine mit deiner Familie abstimmen/koordinieren.

 

 

2. Routinen

 

Dann folgen deine Routinen. Diese sind idealerweise ebenfalls bereits in deinem Kalender geblockt und zwar als Serientermine. Verplant werden darf nämlich zum Beispiel nur die Zeit nach deiner Morgenroutine bis zur Abendroutine abzüglich weiterer Routinen/Pausen über den Tag.
Bei den Routinen handelt es sich um Zeit für dich selbst. Die müssen natürlich nicht nur morgens und abends stattfinden. Trage alles ein, was dir wichtig ist: Sport, Hobbys etc.

 

3. Arbeitszeiten

Übrig bleibt deine Arbeitszeit. Innerhalb diesen solltest du Fokuszeiten festlegen. Das sind Zeiten, in denen du konzentriert an deinen Zielen und Projekten arbeitest. Wichtig ist dabei, dass du alle Benachrichtigungen ausstellst und dich voll und ganz auf deine Aufgaben konzentrierst. Diese Fokuszeiten solltest du ergänzen mit weniger fokussierten Zeiten. Wir können nicht den ganzen Tag 100% fokussiert arbeiten. Plane also immer auch ein paar Aufgaben ein, die dir leicht fallen. Ich lege die Fokuszeiten nicht zeitlich fest, sondern nur ein Ziel, wie viele Stunden ich fokussiert arbeiten möchte.

Bei der Planung deiner Aufgaben solltest du außerdem immer genügend Pausen und Zeitpuffer für Unvorhergesehenes lassen. Durch eine realistische Planung mit Fokuszeiten hast du einen guten Überblick, wie viel du dir für diese Woche vornehmen kannst.

Je nachdem wie viel Flexibilität du möchtest/brauchst, kannst du hier mehr oder weniger in die Tiefe gehen. Du kannst konkrete Aufgaben für Zeiten festlegen, Kategorien zuordnen (Marketing, Buchhaltung, Weiterbildung…) oder lediglich allgemeine Arbeitszeiten. Überlege dir, welche Bereiche bei dir in jeder Woche vertreten sein sollen (privat und beruflich). Das schafft Struktur und Gleichgewicht.

Ich lege mit mittlerweile eine Wochenliste an, indem ich Aufgaben aus den verschiedenen Bereichen in diese Liste verschiebe. Die Herausforderung dabei ist das Abschätzen, wie lange du für jede Aufgabe brauchst. Aber das wird mit der Zeit immer leichter. Notiere dir deine Erfahrungen unbedingt, vor allem bei Routineaufgaben. Am Anfang solltest du deine Schätzung lieber etwas aufrunden. Wenn du schneller bist, kannst du dir immer noch weitere Aufgaben raussuchen oder einfach mal früher Feierabend machen.

Das passende Tool für deine Wochenplanung

Ich sage es immer wieder: es ist wirklich wichtig, dass du so wenig Tools wie möglich verwendest. Daher nimmst du für deine Wochenplanung einfach das selbe Tool, das du für deine restliche Planung nutzt. Ich verwende für alles ClickUp*.

Alle Aufgaben, die ich als nächstes (nächste Woche) erledigen muss/möchte, weise ich mir zu und vergebe ein Fälligkeitsdatum, sodass sie auf meiner Startseite erscheinen. Das mache ich mit allen Aufgaben, die ich wirklich unbedingt an diesem Tag erledigen muss bzw. die mir entsprechend wichtig sind. Erst wenn diese erledigt sind, widme ich mich meinen Listen. Diese sind zwar auch priorisiert, aber ich kann auch nach Lust und Laune auswählen, weil nichts davon super zeitkritisch ist.

Der Zeitpunkt für deine Wochenplanung

Mache deine Wochenplanung zur Routine. Sieh sie als fixen Termin mit dir selbst. Wann du sie machst, ist vollkommen dir überlassen. Aber lege möglichst einen Tag fest, an dem du immer Zeit dafür hast. Bei mir ist es der Sonntag. Wenn du am Wochenende nicht arbeitest, könnte auch der Freitag sinnvoll für dich sein.
Außerdem würde ich dir nicht empfehlen, die Wochenplanung am Anfang der Woche zu machen. Trenne lieber die Planung von der Umsetzung. Du könntest also auch Montag für Dienstag-Montag planen.

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