Wie viel Prozent deiner Zeit bist du mit
wiederkehrenden Aufgaben beschäftigt?
Grundsätzlich kannst du deine To Dos unterscheiden in Routineaufgaben und einmalige Aufgaben, die meistens Teilschritte für ein kleines oder großes Projekt sind. Das gilt fürs Business genauso wie für den privaten Bereich.
Du hast zum Beispiel Marketing Tätigkeiten und Arbeit mit deinen Kund*innen. Auch wenn die Aufgaben nicht immer gleich sind, sind es doch wiederkehrende Aufgaben.
Zusätzlich hast du sicher einige Projekte auf deiner Liste – egal ob sie thematisch zu deinen Alltagsaufgaben passen oder nicht. Vielleicht willst du dir ein zweites Standbein aufbauen oder auch nur deine Website überarbeiten.
Zu letzterem kommen viele aber gar nicht mehr, weil sie die ganze Zeit nur mit sich wiederholenden Alltagsaufgaben beschäftigt sind. Da werkelt man den ganzen Tag, ist super busy und am Ende des Tages bleiben die Projekt-To Dos eben auch nächste Schritte.
Es lohnt sich daher, genau hinzuschauen, welche deiner Routineaufgaben dich wirklich zum Ziel bringen. Oft haben sich da einige To Dos eingeschlichen, die dich absolut nicht weiter bringen und dabei Unmengen Zeit kosten. Damit halten sie dich sogar aktiv von deinen Zielen ab.
Aber wie erkennst du diese Aufgaben?
1. Einmal rauszoomen bitte!
Mache dich regelmäßig mit deinen Zielen vertraut und kläre nochmal die wichtigsten Schritte. Sind diese in deinem Alltag verankert oder folgst du irgendwelchen Routinen, die du dir von anderen abgeguckt hast, aber nicht zu deinen Zielen passen?
Eine tägliche, mindestens wöchentliche, Ausrichtung kann dir ungemein helfen. Nutze dafür gerne ein Journal, bei dem du dir ein paar Fragen stellst. Mache dir außerdem eine Übersicht mit deinen Zielen und deiner Vision, die du dabei zur Hand nehmen kannst.
Vermutlich hörst du das nicht zum ersten Mal, deswegen ergänze ich einen anderen Ansatz, der für mich sehr gut funktioniert, aber etwas drastischer vorgeht. Voraussetzung ist allerdings, dass du dich grundsätzlich mit deinen Tätigkeiten wohl fühlst, nur eben die falschen Prioritäten setzt:
2. Lege ein absolutes Minimum fest!
Stell dir eine Woche vor, die so richtig stressig ist: Es ist Ausnahmesituation, du kannst deinem normalen Alltag nicht nachgehen, er wird minütlich auf den Kopf gestellt. Oder du bist nicht ganz fit, nicht krank im Bett, aber die Energie ist futsch und du läufst auf Sparflamme.
Was würdest du in dieser Woche unbedingt trotzdem schaffen wollen, weil es ganz wichtig für deinen Erfolg ist?
Es ist ein Gedankenexperiment. Natürlich kannst du auch mal eine Woche alles liegen lassen. Aber was wäre, wenn dieser Zustand länger anhält? Du kannst auch deine verfügbare Zeit gedanklich einmal halbieren. Was würdest du dann noch tun, um möglichst erfolgreich und glücklich zu sein?
Geh einmal alle deine Businessbereiche durch:
Bei der direkten Kundenarbeit würdest du vermutlich nicht so viel streichen – darauf fußt schließlich dein Business. Wie ist es im Marketing? Welche Tätigkeiten machen dort wirklich einen Unterschied, worüber gewinnst du Kund*innen, wo und wie findet der Austausch statt?
Wie siehts im Backoffice aus? Was hilft dir und stärkt dir den Rücken? Was sind Pflichtaufgaben gegenüber Behörden?
Ergänze bitte alles, was noch zu deinem Business gehört.
Das Gleiche kannst du auch im privaten Bereich machen: Klopfe auch hier alle Bereiche ab. Was ist zum Beispiel das Minimum im Haushalt? Ich meine eben nicht, dass jeder Schrank ausgewischt ist. Sondern: was sind die entscheidenden Aufgaben, damit du dich wohl fühlst?
Nun hast du eine Liste mit Aufgaben. Schätze jetzt die Dauer, wie lange du für jede einzelne brauchst. Die Summe verrät dir, ob du mein Experiment ernst genommen hast. Wenn du dir diese Aufgaben in den Kalender tragen würdest, müssten da noch jede Menge freie Flächen sein.
Es geht nicht darum, dass du die restlichen Aufgaben nie wieder machen darfst. Es geht – wie immer beim Zeitmanagement – um Prioritäten setzen. UND, weil mir das so wichtig ist, auch um Flexibilität und Flow. Wenn du dein Minimum geschafft hast, darfst du nämlich mal auf die kleine innere Stimme hören, die dir verrät, was als nächstes dran ist.
Oft wissen wir nämlich ganz genau, was der nächste wichtige Schritt wäre. Das ist diese Aufgabe, die dir immer wieder in den Sinn kommt. Sie klopft quasi an. Aber du lässt sie nicht rein, weil du dich sicherer fühlst, wenn du irgendeinem Plan folgst.
Bei dir sind trotzdem kaum freie Flächen im Kalender, die du für deine Projekte nutzen könntest?
Dann hast du zwei Optionen:
1. Die Übung nochmal wiederholen.
Stell dir die Woche noch etwas härter und stressiger vor, du findest sicher selbst ein gutes Szenario, das dir hilft.
2. Abgeben.
Ob es eine virtuelle Assistentin, ein Saugroboter oder die Familie ist – ich bin mir sicher, du hast viele Optionen, um einige deiner Routineaufgaben abzugeben. (Wobei ich dir helfen kann, findest du bei meinen Leistungen).
Deine Routineaufgaben auf ein Minimum zu reduzieren, hilft dir außerdem besonders effektiv und effizient zu arbeiten. In manchen Bereichen kann es sinnvoll sein, nicht die Aufgaben zu reduzieren, sondern einfach die Zeit zu begrenzen. Wenn du dich zum Beispiel nicht für immer die gleiche Aktivität entscheiden möchtest, sondern lieber von allem ein bisschen machen willst, lege ein Zeitbudget fest. Innerhalb dieser Zeiten kannst du frei wählen, mit welcher Tätigkeit zu heute zum Ziel kommen willst. Hauptsache das Zeitbudget wird nicht überschritten. Bestimmt hast du schon mal vom Parkinsonschen Gesetz gehört: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht“. Es kann also gut sein, dass du dabei feststellst, dass du mit weniger Zeit die gleichen Ergebnisse erreichen kannst.
Bei Routineaufgaben lohnt es sich somit ganz besonders, einmal ordentlich auszumisten.
Du erreichst deine großen Ziele schneller.
Du hast im Alltag mehr Flexibilität und Freiheit.
Und du arbeitest effizienter.
