Wenn die To-Do-Liste zu lang ist

 

Wie viele Aufgaben stehen auf deiner to do Liste? Bei den meisten wahrscheinlich ganz schön viele und das kann schnell überfordern. Ich führe gerne Listen, um nichts zu vergessen und alles erstmal aus dem Kopf zu haben. Lange Listen wirken aber einschüchternd und es kann passieren, dass du gar nicht ins Handeln kommst. Fertig ist man schließlich nie.
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Wenn du häufig abends unzufrieden bist, weil du wieder nicht alles geschafft hast, musst du unbedingt deine Strategie ändern.
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Meine Meinung ist: Lange Listen sind sehr hilfreich, aber nicht für den Alltag geeignet. Schreib dir ruhig alles auf, was du machen musst/willst. Wenn es aber sehr viele Aufgaben sind, musst du sie unbedingt trennen.

Überlege dir Kategorien. Du kannst deine Aufgaben auch nach deinen Lebensbereichen sortieren. Das hilft sehr dabei, ein Gleichgewicht im Leben zu erreichen, wenn man regelmäßig aus allen Bereichen Aufgaben auswählt.
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Und da sind wir auch schon beim wichtigsten Punkt: AUSWÄHLEN. Und zwar maximal 3 Aufgaben.
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Schreibe dir eine Tages-To-Do-Liste, für die du nur die wichtigsten 3 Aufgaben auswählst. Das sind dringende UND wichtige Aufgaben, die dich deinen Zielen näher bringen.
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Ausnahmen mache ich nur für Aufgaben, die maximal 15 min dauern. Die dürfen zusätzlich aufgenommen werden, denn sie füllen nur unnötig meine Liste, obwohl sie schnell erledigt sind.
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Wenn deine vollständigen Listen so lang sind, dass du sie nicht jeden Tag durchschauen möchtest, dann kannst du auch wöchentlich oder monatlich vorsortieren. Ich überlege mir monatlich grobe Ziele und mache dann eine detaillierte Wochenplanung, bei der ich die Aufgaben auswähle. Plane dabei realistisch und wähle nur die Aufgaben aus, die auf deine Monatsziele einzahlen. Der Rest kann warten.

 

Listen strukturieren –

So gestaltest du deine To-Do-Listen effizient

Im Folgenden möchte ich dir verschiedene Listen-Arten vorstellen. Wie viele Listen du brauchst, hängt ganz davon ab, wie viele To Dos, Ideen und Projekte du hast.

Die Kontext-Liste

Wenn du häufig an unterschiedlichen Orten arbeitest, kann eine Kontext-Liste für dich sinnvoll sein. Diese enthält Unterkategorien wie „Im Büro“, „Zuhause“, „Im Zug“, „Überall“,… In vielen Tools kannst du den Aufgaben auch Tags zuordnen, sodass du darüber den Kontext ergänzen kannst. Ein Kontext, der immer getrennt werden sollte, ist die Einkaufsliste.

Die Ideen-Liste

Eine Liste mit all deinen Ideen für Irgendwann (Kreative Projekte, Umgestaltungs-Ideen für die Wohnung, Bücher-Empfehlungen, Ausflugsideen,…). Ideen von Aufgaben zu trennen ist sehr wichtig, um Prioritäten zu setzen.

Die Warten-auf-Liste

Bei manchen Aufgaben kannst du momentan nichts tun. Weil du auf die Zuarbeit von jemand anderem wartest, weil die falsche Jahreszeit ist oder weil du vorher noch etwas anderes machen musst. Trenne auch diese von deinen restlichen Aufgaben. Gehe diese Liste aber regelmäßig durch. Entweder du integrierst die Durchsicht in deine Wochenplanung oder du versetzt jede Aufgabe mit einer Erinnerung, wenn etwas für dich zu tun ist (z.B. jemanden an die Aufgabe erinnern).

Die Routine-Liste

Für Routinen solltest du eigentlich keine Liste brauchen, weil sie bereits automatisch ablaufen. Aber vor allem am Anfang kann eine Gedankenstütze nicht schaden. Dort kannst du zeitliche Abläufe festhalten. Auf deiner Routine-Liste können auch alle täglichen Aufgaben Platz finden, damit du dir immer sicher bist, nichts zu vergessen.

Die Nächste-Schritte-Liste

Was ist als nächstes zu tun, um deine Projekte voranzubringen? Damit das immer klar ist, solltest du regelmäßig z.B. wöchentlich alle deine Listen durchsehen und die nächsten Schritte festlegen.

3 Schritte, um den Überblick über deine Listen zu behalten

  1. Habe nicht zu viele Orte für deine Listen: Apps, PC, Notizbuch, Kalender,… Das wird schnell übersichtlich. Ideal wäre, wenn du nur ein Tool nutzt, um alle deine Listen zu führen.
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    Ich habe mich für Clickup entschieden, da es für mich alle Funktionen enthält, die ich brauche. Das Einzige, was ich lieber auf Papier mache, sind Einkaufslisten. Auch langfristige Pläne mache ich oft erst auf einem großem Blatt Papier. Am Ende landet der Plan aber auch in Clickup.
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    2. Wenn du dich für mehrere Tools entscheidest, mache eine klare Trennung, wo du was notierst. Trenne zum Beispiel nach Lebensbereichen (privat im Bullet Journal, beruflich in einem digitalen Tool) oder welche Trennung für dich besser funktioniert. Hauptsache sie ist eindeutig und du weißt immer, wo du was findest.
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    3. Regelmäßig ALLE Listen durchsehen und aktualisieren. Nach dem GTD-Prinzip sieht man immer am Ende der Woche alle Listen durch. Dabei bringst du alle Listen auf den aktuellen Stand (Fehlendes ergänzen und erledigte Aufgaben streichen) und hältst nach Aufgaben Ausschau, die du zeitnah erledigen solltest. Diese kannst du dir auf einer Nächste-Schritte-Liste notieren.

Programme für deine To-Do-Listen

Mein absolutes Lieblings-Tool ist Clickup, weil ich dort endlich alle Funktionen habe, die ich brauche. Ich habe aber auch mit den folgenden Tools schon gearbeitet und kann diese empfehlen:

 

  • Asana
  • Trello
  • Notion
  • Evernote
  • Microsoft To Do

Endlos lange To Do Liste? Stell dir diese 5 Fragen regelmäßig!

Dauert es länger als 5 Minuten?

Oft füllen sich unsere Listen mit Aufgaben, die wir gar nicht notieren sollten. Wenn die Aufgabe nicht länger als 5 min dauert, erledige sie einfach sofort.

Ist die Aufgabe bereits als Routine etabliert?

Du brauchst dir nirgendwo notieren, die Spülmaschine einzuräumen, wenn du das sowieso nach jeder Mahlzeit tust. Deine Liste demotiviert dich sonst nur.

Bin ich die Beste für diese Aufgabe?

Manche Aufgaben lassen sich delegieren. Hinterfrage regelmäßig, ob du wirklich die Beste für diese Aufgabe bist. Vielleicht ist dein Partner darin besser und schneller? Manchmal lohnt es sich auch Geld zu investieren, um Zeit zu gewinnen. Eine Virtuelle Assistentin kann dir nicht nur Arbeit abnehmen, sie hat oft auch mehr Wissen und eine andere Perspektive auf deine Aufgaben.

Bringt mich diese Aufgabe meinem Ziel näher?

Ist mir diese Aufgabe wichtig?

Jede deiner Aufgaben sollte dich entweder einem Ziel näher bringen oder dir anderweitig wichtig sein. Am besten beides. Bei manchen To Dos ist die Bedeutung nicht auf den ersten Blick erkennbar, andere kannst du getrost streichen.

Ein exklusiver Einblick in meine Listenstruktur

Meine Listenstruktur

Nach dem Getting Things Done Prinzip habe ich eine Eingangs-Liste. Dort landen fixe Ideen, wenn ich keine Lust oder Zeit habe, sie entsprechend einzusortieren. Außerdem leite ich Emails an diese Liste weiter, die ich irgendwann mal bearbeiten möchte (z.B. Newsletter mit Tipps).

Die Liste Wochenplanung ist quasi meine Nächste-Schritte-Liste. Der Umfang enstpricht etwa dem, was ich in einer Woche schaffe. Was nicht erledigt ist, bleibt dort einfach für die nächste Woche.

Der Ordner Umsetzung ist für alle Projekte, von Kunden und meine eigenen. Diese schaue ich wöchentlich durch und definiere die nächsten Schritte.

Der Ordner Weiterbildung enthält meine aktuell gebuchten Onlinekurse, kostenloser Mehrwert zum Durcharbeiten sowie Ideen für zum Weiterbilden für Irgendwann. Davon suche ich mir jede Woche einen Kurs zur Weiterbildung im Business und einen Kurs zur persönlichen Weiterentwicklung aus. Beide kommen natürlich in die Wochenplanung.

Meine Marketing-Aktivitäten teile ich in drei Bereiche:

1. Fundament

Dazu zählen z.B. Optimierung/Umgestaltung der Website, Profile überarbeiten und neue Marketing-Kanäle aufbauen. In dem Ordner gibt es für jede Plattform eine Liste.

2. Content erstellen

Dieser Ordner enthält meinen Workflow mit dem ich neuen Content produziere (Stapelverarbeitung) sowie pro Plattform eine Liste mit Contentideen.

3. Storys mit Themen- und Gestaltungsideen

Außerdem habe ich einen Ordner für Referenzmaterial: Allgemeine Ideen, Prozesse, Infos,…

 

 

Marketing Ordner Listen
Private Listen

Meine Listen im Privatbereich sind wahrscheinlich selbsterklärend: Ideen für schöne Aktivitäten, To Do’s im Haushalt und Garten, Rezepte zum Nachkochen – Alles, was ich eben nicht vergessen möchte.

In meinem „zweiten Gehirn“ sammel ich alles Wissen aus Onlinekursen, Büchern u.ä. sortiert nach Themenbereichen. Auch eigene Gedanken und Erkenntnisse notiere ich dort. Außerdem gibt es einen Ordner für allgemeine Prozesse als Vorlage zur Umsetzung.

Mein Lieblings-Tipp: Leg dir eine Sammlung von Erfolgen, Komplimenten und allem, was dich motiviert, an. Wirkt Wunder an schlechten Tagen und bei Existenzkrisen!

Zweites Gehirn Listen Wissensspeicher