Wenn deine To-Do-Liste vollgepackt ist
Hast du jemals die genaue Anzahl der Aufgaben auf deiner To-do-Liste gezählt? So oder so, ich bin mir sicher, es sind ganz schön viele. Das kann schnell überfordern.
Wie viele Aufgaben stehen auf deiner To-Do-Liste? Bei den meisten von uns, wahrscheinlich eine ganze Menge, und das kann schnell erdrückend wirken. Aber heute möchte ich dich daran erinnern, dass es nicht darum geht, alle Aufgaben zu schaffen. Stattdessen geht es darum, die wichtigen Aufgaben herauszukristallisieren.
Ich liebe es, Listen zu führen, weil sie mir helfen, nichts zu vergessen und meinen Geist klar zu halten. Lange Listen wirken aber einschüchternd und es kann passieren, dass du gar nicht ins Handeln kommst.
Fertig ist man schließlich nie.
Fühlst du dich am Ende des Tages häufig entmutigt, weil du deine To-Do-Liste nicht vollständig abgearbeitet hast? Ist es vielleicht an der Zeit, deine Strategie zu überdenken?
Meine Erfahrung hat gezeigt, dass lange Listen zwar hilfreich sind, aber eine Anpassung für den täglichen Gebrauch benötigen.
Schreib dir ruhig alles auf, was du machen musst/willst. Wenn es aber sehr viele Aufgaben sind, musst du sie unbedingt trennen.
Beginne mit dem Kategorisieren deiner Aufgaben. Eine hilfreiche Methode ist die Sortierung nach verschiedenen Lebensbereichen. Das hilft sehr dabei, ein Gleichgewicht im Leben zu erreichen. Wähle regelmäßig aus allen Bereichen Aufgaben aus.
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Und da sind wir auch schon beim wichtigsten Punkt: AUSWÄHLEN. Und zwar maximal 3 Aufgaben.
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Notiere dir eine Tagesagenda, bei der du nur drei Aufgaben auswählst. Das sind dringende UND vor allem wichtige Aufgaben, die dich deinen Zielen näher bringen.
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Ausnahmen mache ich nur für Aufgaben, die maximal 15 min dauern. Die dürfen zusätzlich aufgenommen werden, denn sie füllen nur unnötig meine Liste, obwohl sie schnell erledigt sind.
Wenn du feststellst, dass deine Listen umfangreich sind und eine tägliche Überprüfung mühselig ist, hast du die Möglichkeit, sie wöchentlich oder monatlich vorzusortieren, um sie übersichtlicher zu gestalten.
Ich überlege mir monatlich grobe Ziele und mache dann eine detaillierte Wochenplanung, bei der ich die Aufgaben auswähle. Plane dabei realistisch und wähle nur die Aufgaben aus, die auf deine Monatsziele einzahlen. Der Rest kann warten.
Die Kunst der Listenstrukturierung: Wege zu effizienten
To-Do-Listen
Im Folgenden möchte ich dir verschiedene Listen-Strukturen vorstellen.
Ich sortiere meine To Dos vor allem nach Themen, also Lebens-/Businessbereichen. Wie viele Listen du brauchst, hängt ganz davon ab, wie viele To Dos, Ideen und Projekte du hast.
Alle Listen sind bei mir an einem Ort. Ich sammel alles in ClickUp. An diesem Beispiel-Tool möchte ich dir zeigen, wie du die Strukturen unten konkret umsetzen kannst.
Die Kontext-Liste
Wenn du häufig an unterschiedlichen Orten arbeitest, kann eine Kontext-Liste für dich sinnvoll sein. Diese enthält Unterkategorien wie „Im Büro“, „Zuhause“, „Im Zug“, „Überall“,… Ein Kontext, der immer getrennt werden sollte, ist die Einkaufsliste.
In ClickUp kannst du den Aufgaben auch Tags zuordnen, sodass du darüber den Kontext ergänzen kannst. Über Filter kannst du dir dann nur die Aufgaben anzeigen lassen, die du in deiner aktuellen Situation gerade umsetzen kannst.
Die Ideen-Liste
Eine Liste mit all deinen Ideen für Irgendwann (Kreative Projekte, Umgestaltungs-Ideen für die Wohnung, Bücher-Empfehlungen, Ausflugsideen,…). Ideen von Aufgaben zu trennen ist sehr wichtig, um Prioritäten zu setzen.
Die Warten-auf-Liste
Bei manchen Aufgaben kannst du momentan nichts tun. Weil du auf die Zuarbeit von jemand anderem wartest, weil die falsche Jahreszeit ist oder weil du vorher noch etwas anderes machen musst. Trenne auch diese von deinen restlichen Aufgaben. Gehe diese Liste aber regelmäßig durch. Entweder du integrierst die Durchsicht in deine Wochenplanung oder du versetzt jede Aufgabe mit einer Erinnerung, wenn etwas für dich zu tun ist (z.B. jemanden an die Aufgabe erinnern).
In ClickUp habe ich in den Listen, wo ich es benötige, den Status „Warten auf“ ergänzt. In der Board-Ansicht sehe ich so auf einen Blick, welche Aufgaben ich gerade tun kann und bei welchen ich auf etwas warte.
Die Routine-Liste
Für Routinen solltest du eigentlich keine Liste brauchen, weil sie bereits automatisch ablaufen. Aber vor allem am Anfang kann eine Gedankenstütze nicht schaden. Dort kannst du zeitliche Abläufe festhalten. Auf deiner Routine-Liste können auch alle täglichen Aufgaben Platz finden, damit du dir immer sicher bist, nichts zu vergessen.
In ClickUp kannst du Routinen auch leicht bündeln. Lege dir zum Beispiel eine Aufgabe für deine Morgenroutine an. In der Beschreibung kannst du eine einfache Checkliste anlegen für die einzelnen Aufgaben deiner Morgenroutine. Das ist wesentlich übersichtlicher, als wenn jede Kleinigkeit als extra Aufgabe angelegt ist. Wir haben ja eh schon viel zu viel auf der To-Do-Liste.
Die Nächste-Schritte-Liste
Was ist als nächstes zu tun, um deine Projekte voranzubringen? Damit das immer klar ist, solltest du regelmäßig z.B. wöchentlich alle deine Listen durchsehen und die nächsten Schritte festlegen.
In ClickUp kannst du dir diese Aufgaben einfach zuweisen, dann erscheinen sie auf deinem Startbildschirm. Oder du legst eine extra Nächste-Schritte-Liste an und fügst die Aufgaben zusätzlich zu dieser Liste hinzu. Die To Dos befinden sich somit auf zwei Listen. Das hat den Vorteil, dass du immer noch die thematische Zuordnung hast und dass du ganz leicht umplanen kannst, weil du die Aufgabe aus der Nächste-Schritte-Liste entfernen kannst und später neu einplanen kannst.
3 Schritte, um den Überblick über deine Listen zu behalten
- Hast du jemals darüber nachgedacht, wie viele verschiedene Orte du für die Erstellung deiner Listen verwendest? Apps, PC, Notizbuch, Kalender – könnte eine Vereinfachung hier hilfreich sein? Sonst wird es schnell unübersichtlich. Ideal wäre, wenn du nur ein Tool nutzt, um alle deine Listen zu führen.
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Ich habe Clickup als mein Tool der Wahl auserkoren, da es sämtliche Funktionen bereitstellt, die ich benötige. Das Einzige, was ich lieber auf Papier mache, sind Einkaufslisten. Auch langfristige Pläne mache ich oft erst auf einem großem Blatt Papier. Am Ende landet der Plan aber auch in Clickup.
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2. Wenn du dich für mehrere Tools entscheidest, mache eine klare Trennung, wo du was notierst. Trenne zum Beispiel nach Lebensbereichen (privat im Bullet Journal, beruflich in einem digitalen Tool) oder welche Trennung für dich besser funktioniert. Hauptsache sie ist eindeutig und du weißt immer, wo du was findest.
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3. Regelmäßig ALLE Listen durchsehen und aktualisieren. Nach dem GTD-Prinzip sieht man immer am Ende der Woche alle Listen durch. Dabei bringst du alle Listen auf den aktuellen Stand (Fehlendes ergänzen und erledigte Aufgaben streichen) und hältst nach Aufgaben Ausschau, die du zeitnah erledigen solltest. Diese kannst du dir auf einer Nächste-Schritte-Liste notieren.
Tools für deine To-Do-Listen – Business und Privat
Mein absolutes Lieblings-Tool ist ClickUp, weil ich dort endlich alle Funktionen habe, die ich brauche. Ich habe aber auch mit den folgenden Tools schon gearbeitet und kann diese empfehlen:
- Asana
- Trello
- Notion
- Evernote
- Microsoft To Do
Endlos lange To Do Liste? Stell dir diese 5 Fragen regelmäßig!
Eines noch vorab: Du wirst wahrscheinlich immer zu viele To Dos auf deiner Liste haben. Du wirst nie fertig sein. Darum geht es aber auch nicht. Wichtig ist nur, dass dich Kleinkram und Unnötiges nicht von deinen Zielen abhalten. Gleichzeitig sind es aber auch oft genau diese Kleinkram-Aufgaben, die dir immer wieder im Kopf rumspuken und dir den Fokus nehmen. Deswegen musst du für diese Aufgaben eine Lösung finden. Die folgenden Fragen werden dir helfen!
Dauert es länger als 5 Minuten?
Oft füllen sich unsere Listen mit Aufgaben, die wir gar nicht notieren sollten. Wenn die Aufgabe nicht länger als 5 min dauert, erledige sie einfach sofort.
Ist die Aufgabe bereits als Routine etabliert?
Du brauchst dir nirgendwo notieren, die Spülmaschine einzuräumen, wenn du das sowieso nach jeder Mahlzeit tust. Deine Liste demotiviert dich sonst nur.
Bin ich die Beste für diese Aufgabe?
Manche Aufgaben lassen sich delegieren. Hinterfrage regelmäßig, ob du wirklich die Beste für diese Aufgabe bist. Vielleicht ist dein Partner darin besser und schneller? Manchmal lohnt es sich auch Geld zu investieren, um Zeit zu gewinnen. Eine Virtuelle Assistentin kann dir nicht nur Arbeit abnehmen, sie hat vielleicht auch mehr Wissen/Erfahrung und eine andere Perspektive auf deine Aufgaben.
Bringt mich diese Aufgabe meinem Ziel näher?
Ist mir diese Aufgabe wichtig?
Jede deiner Aufgaben sollte dich entweder einem Ziel näher bringen oder dir anderweitig wichtig sein. Am besten beides. Bei manchen To Dos ist die Bedeutung nicht auf den ersten Blick erkennbar, andere kannst du getrost streichen.
Ein exklusiver Einblick in meine Listenstruktur
Nach dem Getting Things Done Prinzip habe ich eine Eingangs-Liste. Dort landen fixe Ideen, wenn ich keine Lust oder Zeit habe, sie entsprechend einzusortieren. Außerdem leite ich Emails an diese Liste weiter, die ich irgendwann mal bearbeiten möchte (z.B. Newsletter mit Tipps).
Die Liste Wochenplanung ist quasi meine Nächste-Schritte-Liste. Der Umfang enstpricht etwa dem, was ich in einer Woche schaffe. Was nicht erledigt ist, bleibt dort einfach für die nächste Woche.
Der Ordner Umsetzung ist für alle Projekte, von Kund*innen und meine eigenen. Diese schaue ich wöchentlich durch und definiere die nächsten Schritte.
Der Ordner Weiterbildung enthält meine aktuell gebuchten Onlinekurse, kostenloser Mehrwert zum Durcharbeiten sowie Ideen für zum Weiterbilden für Irgendwann. Davon suche ich mir jede Woche einen Kurs zur Weiterbildung im Business und einen Kurs zur persönlichen Weiterentwicklung aus. Beide kommen natürlich in die Wochenplanung.
Meine Marketing-Aktivitäten teile ich in drei Bereiche:
1. Fundament
Dazu zählen z.B. Optimierung/Umgestaltung der Website, Profile überarbeiten und neue Marketing-Kanäle aufbauen. In dem Ordner gibt es für jede Plattform eine Liste.
2. Content erstellen
Dieser Ordner enthält meinen Workflow mit dem ich neuen Content produziere (Stapelverarbeitung) sowie pro Plattform eine Liste mit Contentideen.
3. Storys mit Themen- und Gestaltungsideen
Außerdem habe ich einen Ordner für Referenzmaterial: Allgemeine Ideen, Prozesse, Infos,…
Meine Listen im Privatbereich sind wahrscheinlich selbsterklärend: Ideen für schöne Aktivitäten, To Do’s im Haushalt und Garten, Rezepte zum Nachkochen – Alles, was ich eben nicht vergessen möchte.
In meinem „zweiten Gehirn“ sammel ich alles Wissen aus Onlinekursen, Büchern u.ä. sortiert nach Themenbereichen. Auch eigene Gedanken und Erkenntnisse notiere ich dort. Außerdem gibt es einen Ordner für allgemeine Prozesse als Vorlage zur Umsetzung.
Mein Lieblings-Tipp: Leg dir eine Sammlung von Erfolgen, Komplimenten und allem, was dich motiviert, an. Wirkt Wunder an schlechten Tagen und bei Existenzkrisen!
Fühlst du dich von endlosen To-Do-Listen überwältigt? Sind alltägliche Routinen ein Hindernis für deine Kreativität und Flexibilität? Es gibt eine Lösung.
Lies gleich hier weiter:
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