Wenn zu viele To-Dos auf deiner Liste stehen

Wie viele Aufgaben stehen auf deiner to do Liste? Bei den meisten wahrscheinlich ganz schön viele und das kann schnell überfordern. Ich führe gerne Listen, um nichts zu vergessen und alles erstmal aus dem Kopf zu haben. Lange Listen wirken aber einschüchternd und es kann passieren, dass du gar nicht ins Handeln kommst. Fertig ist man schließlich nie.
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Wenn du häufig abends unzufrieden bist, weil du wieder nicht alles geschafft hast, musst du unbedingt deine Strategie ändern.
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Meine Meinung ist: Lange Listen sind sehr hilfreich, aber nicht für den Alltag geeignet. Schreib dir ruhig alles auf, was du machen musst/willst. Wenn es aber sehr viele Aufgaben sind, musst du sie unbedingt trennen.

Überlege dir Kategorien. Du kannst deine Aufgaben auch nach deinen Lebensbereichen sortieren. Das hilft sehr dabei, ein Gleichgewicht im Leben zu erreichen. Wähle regelmäßig aus allen Bereichen Aufgaben aus.
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Und da sind wir auch schon beim wichtigsten Punkt: AUSWÄHLEN. Und zwar maximal 3 Aufgaben.
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Schreibe dir eine Tages-To-Do-Liste, für die du nur die wichtigsten 3 Aufgaben auswählst. Das sind dringende UND vor allem wichtige Aufgaben, die dich deinen Zielen näher bringen.
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Ausnahmen mache ich nur für Aufgaben, die maximal 15 min dauern. Die dürfen zusätzlich aufgenommen werden, denn sie füllen nur unnötig meine Liste, obwohl sie schnell erledigt sind.
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Wenn deine vollständigen Listen so lang sind, dass du sie nicht jeden Tag durchschauen möchtest, dann kannst du auch wöchentlich oder monatlich vorsortieren. Ich überlege mir monatlich grobe Ziele und mache dann eine detaillierte Wochenplanung, bei der ich die Aufgaben auswähle. Plane dabei realistisch und wähle nur die Aufgaben aus, die auf deine Monatsziele einzahlen. Der Rest kann warten.

Listen strukturieren –

So gestaltest du deine To-Do-Listen effizient

Im Folgenden möchte ich dir verschiedene Listen-Strukturen vorstellen.

Ich sortiere meine To Dos vor allem nach Themen, also Lebens-/Businessbereichen. Wie viele Listen du brauchst, hängt ganz davon ab, wie viele To Dos, Ideen und Projekte du hast.

Alle Listen sind bei mir an einem Ort. Ich sammel alles in ClickUp*. An diesem Beispiel-Tool möchte ich dir zeigen, wie du die Strukturen unten konkret umsetzen kannst.

Die Kontext-Liste

Wenn du häufig an unterschiedlichen Orten arbeitest, kann eine Kontext-Liste für dich sinnvoll sein. Diese enthält Unterkategorien wie „Im Büro“, „Zuhause“, „Im Zug“, „Überall“,… Ein Kontext, der immer getrennt werden sollte, ist die Einkaufsliste.

In ClickUp* kannst du den Aufgaben auch Tags zuordnen, sodass du darüber den Kontext ergänzen kannst. Über Filter kannst du dir dann nur die Aufgaben anzeigen lassen, die du in deiner aktuellen Situation gerade umsetzen kannst.

Die Ideen-Liste

Eine Liste mit all deinen Ideen für Irgendwann (Kreative Projekte, Umgestaltungs-Ideen für die Wohnung, Bücher-Empfehlungen, Ausflugsideen,…). Ideen von Aufgaben zu trennen ist sehr wichtig, um Prioritäten zu setzen.

Die Warten-auf-Liste

Bei manchen Aufgaben kannst du momentan nichts tun. Weil du auf die Zuarbeit von jemand anderem wartest, weil die falsche Jahreszeit ist oder weil du vorher noch etwas anderes machen musst. Trenne auch diese von deinen restlichen Aufgaben. Gehe diese Liste aber regelmäßig durch. Entweder du integrierst die Durchsicht in deine Wochenplanung oder du versetzt jede Aufgabe mit einer Erinnerung, wenn etwas für dich zu tun ist (z.B. jemanden an die Aufgabe erinnern).

In ClickUp* habe ich in den Listen, wo ich es benötige, den Status „Warten auf“ ergänzt. In der Board-Ansicht sehe ich so auf einen Blick, welche Aufgaben ich gerade tun kann und bei welchen ich auf etwas warte.

Die Routine-Liste

Für Routinen solltest du eigentlich keine Liste brauchen, weil sie bereits automatisch ablaufen. Aber vor allem am Anfang kann eine Gedankenstütze nicht schaden. Dort kannst du zeitliche Abläufe festhalten. Auf deiner Routine-Liste können auch alle täglichen Aufgaben Platz finden, damit du dir immer sicher bist, nichts zu vergessen.

In ClickUp* kannst du Routinen auch leicht bündeln. Lege dir zum Beispiel eine Aufgabe für deine Morgenroutine an. In der Beschreibung kannst du eine einfache Checkliste anlegen für die einzelnen Aufgaben deiner Morgenroutine. Das ist wesentlich übersichtlicher, als wenn jede Kleinigkeit als extra Aufgabe angelegt ist. Wir haben ja eh schon viel zu viel auf der To-Do-Liste.

Die Nächste-Schritte-Liste

3 Schritte, um den Überblick über deine Listen zu behalten

Programme für deine To-Do-Listen

Mein absolutes Lieblings-Tool ist Clickup, weil ich dort endlich alle Funktionen habe, die ich brauche. Ich habe aber auch mit den folgenden Tools schon gearbeitet und kann diese empfehlen:

• Asana
• Trello
• Notion
• Evernote
• Microsoft To Do

Endlos lange To Do Liste? Stell dir diese 5 Fragen regelmäßig!

Eines noch vorab: Du wirst wahrscheinlich immer zu viele To Dos auf deiner Liste haben. Du wirst nie fertig sein. Darum geht es aber auch nicht. Wichtig ist nur, dass dich Kleinkram und Unnötiges nicht von deinen Zielen abhalten. Gleichzeitig sind es aber auch oft genau diese Kleinkram-Aufgaben, die dir immer wieder im Kopf rumspuken und dir den Fokus nehmen. Deswegen musst du für diese Aufgaben eine Lösung finden. Die folgenden Fragen werden dir helfen!

Dauert es länger als 5 Minuten?

Oft füllen sich unsere Listen mit Aufgaben, die wir gar nicht notieren sollten. Wenn die Aufgabe nicht länger als 5 min dauert, erledige sie einfach sofort.

Ist die Aufgabe bereits als Routine etabliert?

Du brauchst dir nirgendwo notieren, die Spülmaschine einzuräumen, wenn du das sowieso nach jeder Mahlzeit tust. Deine Liste demotiviert dich sonst nur.

Bin ich die Beste für diese Aufgabe?

Manche Aufgaben lassen sich delegieren. Hinterfrage regelmäßig, ob du wirklich die Beste für diese Aufgabe bist. Vielleicht ist dein Partner darin besser und schneller? Manchmal lohnt es sich auch Geld zu investieren, um Zeit zu gewinnen. Eine Virtuelle Assistentin kann dir nicht nur Arbeit abnehmen, sie hat vielleicht auch mehr Wissen/Erfahrung und eine andere Perspektive auf deine Aufgaben.

Bringt mich diese Aufgabe meinem Ziel näher?

Ist mir diese Aufgabe wichtig?

Jede deiner Aufgaben sollte dich entweder einem Ziel näher bringen oder dir anderweitig wichtig sein. Am besten beides. Bei manchen To Dos ist die Bedeutung nicht auf den ersten Blick erkennbar, andere kannst du getrost streichen.

Ein exklusiver Einblick in meine Listenstruktur

Nach dem Getting Things Done Prinzip habe ich eine Eingangs-Liste. Dort landen fixe Ideen, wenn ich keine Lust oder Zeit habe, sie entsprechend einzusortieren. Außerdem leite ich Emails an diese Liste weiter, die ich irgendwann mal bearbeiten möchte (z.B. Newsletter mit Tipps).

Die Liste Wochenplanung ist quasi meine Nächste-Schritte-Liste. Der Umfang enstpricht etwa dem, was ich in einer Woche schaffe. Was nicht erledigt ist, bleibt dort einfach für die nächste Woche.

Der Ordner Umsetzung ist für alle Projekte, von Kund*innen und meine eigenen. Diese schaue ich wöchentlich durch und definiere die nächsten Schritte.

Der Ordner Weiterbildung enthält meine aktuell gebuchten Onlinekurse, kostenloser Mehrwert zum Durcharbeiten sowie Ideen für zum Weiterbilden für Irgendwann. Davon suche ich mir jede Woche einen Kurs zur Weiterbildung im Business und einen Kurs zur persönlichen Weiterentwicklung aus. Beide kommen natürlich in die Wochenplanung.

Meine Listen im Privatbereich sind wahrscheinlich selbsterklärend: Ideen für schöne Aktivitäten, To Do’s im Haushalt und Garten, Rezepte zum Nachkochen – Alles, was ich eben nicht vergessen möchte.

Hast du regelmäßig das Gefühl, du arbeitest nur noch viel zu lange To Do-Listen ab? Kommst du gar nicht mehr zu deinen vielen großen Ideen, weil dich deine Routineaufgaben komplett einnehmen? Du wünschst dir mehr Flexibilität im Alltag?

Dann lies gleich hier weiter:

Schritt für Schritt zu deinem flexiblen Business-Alltag

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