Wie startet eigentlich dein Tag?
Gehst du direkt voll motiviert dein ersten Aufgaben an? Oder beginnt dein Tag eher chaotisch?
Für mich entscheidet der Morgen über meine Produktivität den restlichen Tag über. Wenn ich morgens meine Routinen nicht wie gewohnt durchführe, brauche ich ewig um in die Gänge zu kommen. Dann guck ich auf die Uhr und es ist plötzlich 11 Uhr, obwohl ich noch gefühlt gar nichts geschafft habe.
Ähnlich ist es, wenn ich am Abend vorher meinen Tag nicht geplant habe. Die Tagesplanung am Morgen bremst mich aus. Ich bin direkt frustriert, weil ich noch unerledigte Aufgaben vom Vortag einplanen muss. Oder ich vergesse Aufgaben, die mir gestern noch eingefallen sind.
Daher kommen hier 5 Tipps, mit denen du morgens sofort produktiv starten kannst.
5 Schritte zu Deiner Tagesplanung
Lange erprobt und für gut befunden!
1. Am Abend vorher planen
2. Kalender checken
Überprüfe gründlich, welche fixen Termine anstehen und ob du für diese etwas vorbereiten musst. Dabei solltest du dir nicht nur den aktuellen und den nächsten Tag ansehen, sondern mindestens 1 Woche im Voraus.
Hast du Meetings, für die dich vorbereiten musst?
Stehen irgendwelche Deadlines und Abgabetermine an?
Steht ein Geburtstag an, für den du ein Geschenk brauchst?
Erwartest du Besuch und möchtest vorher die Wohnung gründlich putzen?
Du ersparst dir viel Stress, wenn du fixe Termine rechtzeitig vorbereitest!
3. Wichtigste Tagesaufgabe definieren
Beschränke dich wirklich auf nur EINE Tagesaufgabe. Das ist eine Aufgabe, die dich deinem Hauptziel näher bringt. Sie muss zwingend heute erledigt werden.
EAT THE FROG! Diese Aufgabe bearbeitest du als aller erstes. Am besten innerhalb einer Fokuszeit. Und schließe die Aufgabe unbedingt ab. Jetzt kann dir nichts mehr passieren.
Wenn die Hauptaufgabe erledigt ist, kannst du dich zum Beispiel deiner Nächste-Schritte-Liste widmen. Oder du legst weitere Tagesaufgaben fest, die aber ganz klar getrennt von der Hauptaufgabe sind. Hier kannst du zum Beispiel mit Farben arbeiten.
4. Fokuszeiten festlegen
Lege Zeitblöcke für Fokusphasen in deinem Kalender fest, in denen du ohne Ablenkung arbeitest. In dieser Zeit widmest du dich deiner Hauptaufgabe und anderen wichtigen, anspruchsvollen Aufgaben. Schalte unbedingt alle Benachrichtigungen aus.
Alles was du bei Fokuszeiten beachten musst, habe ich dir bereits in diesem Blogartikel zusammen gefasst.
5. Pausen einplanen
Fokuszeiten und Pausen kannst du auch als Serientermine in deinen Kalender eintragen. Das verhindert außerdem, dass du dir zu viel vornimmst.
Du solltest unbedingt eine Mittagspause machen, in der du ein gesundes Essen zu dir nimmst und dich kurz bewegst. Aber das sollte nicht die einzige Pause sein. Du brauchst zwingend ein paar Bildschirmpausen! Ich arbeite gerne mit der Promodoro-Technik. Außerdem sollten deine Fokuszeiten abwechseln mit Phasen, in denen du leichtere Aufgaben erledigst.
Nutze kleine Pausen auch zur Reflexion. Fühle in dich hinein, wie es dir gerade geht. Blicke auf deine letzten Stunden zurück:
Wie produktiv und konzentriert warst du?
Was hat dich während der Arbeit gestört?
Schreib dir das einfach alles wertungsfrei auf. Bei deiner Tagesplanung am Abend kannst du überlegen, was du am nächsten Tag optimieren kannst. Vielleicht möchtest du deine Arbeitsphasen verkürzen oder verlängern. Oder du möchtest dein Handy öfter ausschalten.
Testen – Reflektieren – Optimieren – Testen – Reflektieren – Optimieren – Testen – Reflektieren – Optimieren …
Neben regelmäßigen Pausen, kannst du dir auch ein Highlight für den Tag überlegen. Ähnlich wie deiner Hauptaufgabe, quasi eine Hauptpause: Ein Buch lesen, eine Gesichtsmaske, ein Spaziergang mit dem Liebsten,…was dir eben Freude macht.
Aufgaben im Kalender – Ja oder Nein?
Ich habe lange gesagt, dass ich nichts davon halte, Aufgaben in den Kalender einzutragen. Weil dadurch viel zu schnell der Überblick verloren geht. Auch mit unterschiedlichen Farben passiert es schnell, dass ein Tag so vollgestopft ist, dass man wichtige Termine übersieht.
Aber es hat auch Vorteile, wenn du Aufgaben in deinen Kalender einträgst. Die To Dos werden dadurch verbindlicher. Du bist außerdem gezwungen, abzuschätzen wie viel Zeit du pro Aufgabe benötigst. Mit ein bisschen Übung nimmst du dir dadurch nicht zu viel vor. Außerdem macht es bei manchen Aufgaben Sinn, sie einer bestimmten Zeit zuzuordnen. So kannst du anspruchsvolle Aufgaben zu Uhrzeiten eintragen, in denen du erfahrungsgemäß besonders produktiv bist. Für das Mittagstief kannst du einfache Aufgaben einplanen, bei denen du nicht so viel nachdenken musst.
Mein Gamechanger bei der Tagesplanung
Zum Glück habe ich eine für mich optimale Lösung gefunden!
Alle Termine kommen in meinen Google Kalender: Meetings, private Treffen, Arzttermine – eben alles, wo ich entweder zu einer bestimmten Zeit irgendwo sein muss oder wo ich zu einer bestimmten Zeit etwas tun muss. Ich trage dort auch Aufgaben ein, die ich zwingend (!!!) zu dieser Uhrzeit erledigen muss, z.B. eine Person anrufen, die nur zwischen 14 und 15 Uhr erreichbar ist oder das Instagram Posting zum perfekten Zeitpunkt. Außerdem sind in meinem Kalender Serientermine für mein Morgenritual, die Mittagspause und Abendessen.
Und hier kommt der Gamechanger:
Ich habe meinen Google Kalender mit Clickup verbunden!
Allerdings nur einseitig, heißt ich sehe meine Termine in Clickup, aber meine Aufgaben nicht im Google Kalender. So kann ich alle Aufgaben für den Tag in Clickup zeitlich einplanen und habe trotzdem noch meinen übersichtlichen Kalender, den ich je nach Fülle mehr oder weniger oft checke.
Wie meine persönliche Tagesplanung abläuft
Meiner Tagesplanung geht schon eine Wochenplanung voraus. Sonntags weise ich mir alle Aufgaben zu, die ich in der kommenden Woche erledigen möchte. Dann verteile ich die Aufgaben über die Woche (Übrigens auch private To Dos).
Dennoch ist eine Tagesplanung natürlich wichtig. Ich schaue abends, ob ich alles geschafft habe und/oder ob neue Aufgaben dazu gekommen sind. Dann ändere ich den Plan ggf. ab.
Und ja, es passiert regelmäßig, dass dann plötzlich nicht mehr alle Aufgaben in die Woche passen. Weil viel dazwischen gekommen ist oder ich einfach mal einen unproduktiven Tag hatte. Das ist ok. Setze Prioriäten und verschiebe die weniger wichtigen Aufgaben einfach auf die nächste Woche. Vielleicht müssen sie aber auch gar nicht erledigt werden?
