Als Unternehmerin jonglierst du täglich mit einer Vielzahl von Aufgaben, Projekten, Kunden und deinem Privatleben.

Wahrscheinlich bist du daher auch auf de Suche nach Tipps, um deine Produktivität zu steigern und effiziente Zeitmanagement-Methoden zu entwickeln, um die wirklich wichtigen Aufgaben erfolgreich zu priorisieren. In diesem Artikel zeige ich dir Strategien, wie du produktiver wirst, dein Zeitmanagement optimierst und als Unternehmerin mehr Zeit für das Wesentliche gewinnst.

Visionboard, Ziele setzen

1. Trenne Aufgaben, die zwingend zu einer Frist erledigt werden müssen, vom Rest

Prioritäten setzen ist wirklich das aller wichtigste für deine Produktivität und ein gutes Zeitmanagement. Für mich bedeutet das vor allem eins: genau zu wissen, was heute gemacht werden MUSS. Beginne jeden Tag, indem du klare Muss-Aufgaben festlegst. Konzentriere dich auf Aufgaben, die direkte Konsequenzen haben, wenn sie nicht erledigt werden.
Und dabei gehen wir vom Worst Case aus. Auch wenn ich eigentlich ein optimistischer Mensch bin, gehen wir hier von dem Fall aus, das wirklich alles schief geht, du fast nichts schaffst, direkt nach dem Mittag komplett platt bist und dich einfach nur noch hinlegen kannst. Heißt: Reduziere diese Muss-Aufgaben auf ein absolutes Minimum. Dann wird es dir nämlich viel leichter fallen, dich für die wirklich wichtigen Aufgaben zu entscheiden, die WIRKLICH heute unbedingt erledigt werden müssen.
Wenn du dich hier auf das Minimum beschränkst, gewinnst du jede Menge Freiheit. Du bist dann nämlich flexibel für Unvorhergesehenes und kannst selbst entscheiden, worauf du ansonsten noch Lust hast. Und Freiheit war bestimmt auch bei dir ein großes Argument für die Selbstständigkeit, oder?

In 3 Schritten zu deinem Tages-Minimum

1. Was: Aufgaben auswählen, die heute unbedingt gemacht werden müssen. Orientiere dich hier an Fristen von außen. Welche Aufgaben haben Konsequenzen, wenn sie HEUTE (bzw. an einem bestimmten Datum) nicht erledigt werden?
2. Wie: Trenne diese Aufgaben klar von deinen anderen Aufgaben. Schreib sie zum Beispiel auf eine extra Liste. In meinem Lieblings-Tool ClickUp sind das die Aufgaben, die ich mir selbst zuweise und die auf meiner Startseite erscheinen. (Nein, ich bin nicht der Meinung, dass jede Aufgabe einen Verantwortlichen braucht – mal ehrlich, ich wäre jeden Tag nur mit Umplanen beschäftigt.)

 

Sonnenlicht, Bilder - Finde deine Inspiration
3. Warum: Nur so kannst du garantieren, dass dir nichts durchrutscht. Ob du diese Aufgaben immer zuerst machst oder einfach nur im Blick behältst, dass noch genug Zeit dafür bleibt, ist dir überlassen. An sehr wuseligen Tagen mit vielen Terminen kann ich dir empfehlen, diese Aufgaben ruhig mit in deinen Kalender einzutragen (oder in ClickUp Uhrzeiten vergeben + deinen Kalender in ClickUp integrieren = meine favorisierte Variante, da so dein Kalender für Termine reserviert bleibt)

 

2. Priorisiere erstmal pro Themenbereich

Der Weg zum Ziel
Eine der größten Herausforderungen für Unternehmerinnen ist es, Prioritäten zu setzen. Beginne damit, deine 1.000 Aufgaben (ich bin mir sicher, du hast so viele) in verschiedene Kategorien zu unterteilen. Erstelle pro Themenbereich eine extra Liste.
Mögliche Kategorien:
  • Marketing
  • Entwicklung neuer Angebote
  • Rechtssicherheit/Finanzen
  • Optimierungen
  • Weiterbildung
  • Kundenbeziehungsmanagement (CRM).

Innerhalb dieser Kategorien priorisierst du dann die Aufgaben. Bringe die Aufgaben in eine Reihenfolge, indem du sie gegeneinander abwägst: Was kann warten und was nicht? Welche Aufgaben haben Konsequenzen, wenn sie nicht zeitnah erledigt werden? Ich bin mir sicher, das wird dir wesentlich leichter fallen, als ALLE deine Aufgaben in eine Reihenfolge zu bringen.

Tools wie ClickUp helfen dir, diese Aufgaben strukturiert zu verwalten und besser zu planen. Um den Überblick zu behalten, eignet sich ClickUp wunderbar. Die Hierarchie in ClickUp ist perfekt, um Aufgaben in mehrere Listen aufzuteilen und trotzdem immer noch verschiedene Möglichkeiten zu haben, um sich Aufgaben gebündelt anzeigen zu lassen.

Laptop im Bett - Ziele formulieren mit ChatGPT

Im Alltag, wenn du deine nächste Aufgabe auswählst, musst du natürlich trotzdem noch zwischen diesen Bereichen wählen. Aber es ist super wertvoll, in jedem Bereich deine nächsten Schritte festzulegen. Zwischen diesen wenigen kannst du dich dann nämlich auch nach Lust oder Energielevel entscheiden. Auch hier wird dir ClickUp helfen, die Aufgaben mit den richtigen Infos zu versehen und danach zu filtern.

3. Nutze Fokuszeiten und die Stoppuhr-Technik

Dass fokussiert Arbeiten absolut essentiell für deine Produktivität ist weißt du vermutlich? Gut, dann skippen wir das und kümmern uns direkt um das WIE:
Die klassische Pomodoro-Technik, bei der du in festen Intervallen arbeitest und Pausen machst, kennen sicher viele. Das Problem dabei ist allerdings, dass du ständig aus deiner Arbeit rausgerissen wirst. Das ist kein Problem, wenn du bei ungeliebten Aufgaben mehr oder weniger darauf wartest, dass die Zeit endlich um ist. Mit der Gewissheit, dass du nur 25 oder 50min durchhalten musst, kannst du dich vielleicht leichter zum Anfangen motivieren.
Doch bei anderen Aufgaben kann es sehr frustrierend sein, aus dem Flow gerissen zu werden. Manche wenden diese Methode ungern an, weil ihnen die Intervalle zu kurz sind und sie gerade erst in die Aufgabe richtig reingekommen sind. Ohne diese Methode im Alltag jedoch eine vernünftige Pausenlänge zu finden, kann schwierig sein.
Eine alternative Methode ist die Stoppuhr-Technik. Dabei startest du eine Stoppuhr, sobald du mit einer Aufgabe beginnst, und arbeitest fokussiert, bis du merkst, dass deine Konzentration nachlässt.
Wenn du bemerkst, dass du abgelenkt bist, stoppe die Zeit und teile diese durch fünf. Diese Zahl gibt die Dauer deiner Pause in Minuten an. Dieser Ansatz verhindert, dass du durch einen Wecker aus deinem Flow gerissen wirst und belohnt längere Fokussierungsphasen mit längeren Pausen.
Die Kunst besteht dann darin, möglichst schnell zu merken, wenn du nicht mehr fokussiert bist, z.B
  • wenn Gedanken aufploppen, die nicht zum Thema gehören
  • wenn du das Bedürfnis hast, Social Media zu checken oder etwas zu essen
  • wenn du auf die Uhr schaust oder nicht mehr ruhig sitzen kannst

Nach der Pause kannst du das Ganze einfach wiederholen. Nach ein paar Einheiten (je nach Länge) solltest du eine größere Pause machen.

Schreibtisch mit vielen Bildern - Inspiration und Flow
Die Vorteile:
  • Du wirst nicht von einem Wecker rausgerissen
  • Es entsteht ein Art Belohnungseffekt: länger fokussiert dranbleiben = längere Pause
  • Du lernst, auf dich zu achten und zu kontrollieren, ob du wirklich noch bei der Sache bist.

4. Erstelle eine Pausenliste zur Verbesserung deiner Produktivität

Du hast bestimmt eine To-Do-Liste, aber hast du auch eine To-Relax-Liste?
Was das ist?
Vielleicht kennst du das: Du weißt, dass du regelmäßig Pausen machen solltest. Schließlich sind die wichtig, um produktiv zu bleiben. Doch oft passiert es, dass man in den Pausen einfach durch soziale Medien scrollt, auf seinem Stuhl sitzen bleibt und nicht wirklich abschaltet.
Warum also nicht deine Pausen mal ein bisschen vorbereiten? Erstelle dir eine Pausenliste mit Aktivitäten, die dich wirklich entspannen und erfrischen.
Bei mir steht ganz oben: Fenster auf und Getränk auffüllen. Und wenn das Getränk nicht leer ist, sollte ich wohl dringend mal was trinken.
Ansonsten kann auf die Liste:
  • Kleinigkeiten, die dich glücklich machen z.B. die Katze kuscheln
  • Dinge, die im Alltag gerne mal untergehen. Vielleicht hast du Nackenschmerzen und eigentlich weißt du genau, welche Übungen dir helfen würden. Aber wie bitte soll man da 2x am Tag dran denken, auch wenn es nur 5min dauert? Einfach auf die Liste inklusive Link zum Youtube-Video.
  • Aufgaben, die eh erledigt werden müssen, aber ein guter Gegensatz zur Schreibtischarbeit sind z.B. Arbeiten im Haushalt
Sortiere die Liste nach Dauer, sodass du je nach verfügbarem Zeitfenster die passende Aktivität wählen kannst. Von einmal kurz Strecken bis zum 30min Spaziergang.
Schreibtisch mit vielen Bildern - Inspiration und Flow
Ansonsten muss hier nichts geplant werden: du wählst einfach das, was dir grad gut tut. Dafür muss die Liste aber mindestens genauso schnell greifbar sein wie dein Insta Feed! Ich habe meine Pausen-Liste in ClickUp in der Favoritenleiste abgespeichert und auch auf meinem Tages-Fokus-Dashboard (dazu später mehr!).
Pausen sind genauso wichtig wie Arbeit. Indem du deine Pausen bewusster gestaltest, kannst du deine Produktivität verbessern und gestärkt zurück an den Schreibtisch kehren.

5. Prioritäten im Alltag setzen

Der Weg zum Ziel
Im Alltag kann es hilfreich sein, deine Aufgaben in deinem Kalender zu blocken. Plane Zeitfenster für deine Muss-Aufgaben und halte diese konsequent ein. Dies gibt dir Struktur und stellt sicher, dass du dich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrierst.
Eigentlich bin ich ja ein großer Fan davon, Termine und Aufgaben streng zu trennen. An sehr vollen Tagen ist es aber wirklich nützlich, sich im Kalender einen Überblick zu verschaffen, was heute noch schaffbar ist.
Natürlich gibt’s auch für dieses Problem eine ClickUp Lösung. Im Kalender in ClickUp kann ich meinen Google-Kalender integrieren und somit meine Termine anzeigen lassen. Um die Termine herum kann ich in Clickup meine Aufgaben einplanen. In ClickUp sehe ich alles alles zusammen und wenn ich meine Termine getrennt sehen will, schau ich einfach in meinen Google Kalender. So einfach kann’s sein!

6. Reflektiere und passe dein Produktivitätssystem regelmäßig an

Ein wesentlicher Bestandteil von langfristigem Erfolg ist die kontinuierliche Reflexion und Anpassung deiner Zeitmanagement-Methoden.
Nimm dir regelmäßig Zeit, um deinen Fortschritt zu reflektieren und dein System anzupassen. Was hat gut funktioniert? Was könnte verbessert werden?
Erstelle auch regelmäßige Check-ins mit dir selbst, um sicherzustellen, dass du auf dem richtigen Weg bist und deine Ziele erreichst. Diese Selbstreflexion ist ein wichtiger Bestandteil deines Produktivitätssystems und trägt dazu bei, dass du langfristig erfolgreich bleibst.
So kannst du deine Arbeitsweise optimieren und als Unternehmerin kontinuierlich mehr Zeit gewinnen.

7. Finde ein System, mit dem du Schritt 1-6 tagtäglich umsetzen kannst

Ich habe mir bei ClickUp ein Dashboard angelegt, mit dem ich jeden Tag arbeite. Dort sehe ich: meine wichtigsten Aufgaben für heute, meinen Kalender, meine nächsten Schritte, eine Stoppuhr und meine Pausenliste.
Ein gutes System zur Organisation deiner Aufgaben ist essentiell. An ClickUp schätze ich, dass es sich so leicht anpassen lässt. In all den Jahren, in denen ich schon mit ClickUp arbeite, habe ich schon SEHR oft meine Planungsroutinen geändert. Diese dann im Tool umzusetzen, ging aber total schnell. Ich konnte ganz leicht das Vorhandene anpassen und auf mein neues System umstellen. Kein Tool-Wechsel mehr nötig, kein Bedürfnis mehr nach den glitzernden Tools in der Instagram-Werbung! 😀
Der Weg zum Ziel

Fazit

Produktiver zu werden bedeutet nicht nur, mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen, sondern auch, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Durch die richtige Priorisierung, effektive Nutzung von Fokuszeiten und Pausen sowie die Unterstützung durch Tools wie ClickUp kannst du deine Produktivität steigern und mehr Zeit für die Dinge gewinnen, die dir wirklich wichtig sind.
Denke daran, dass es nicht das eine perfekte System gibt. Finde heraus, was für dich am besten funktioniert, und passe dein System regelmäßig an. Mit den richtigen Strategien und Tools wirst du als Unternehmerin effizienter und erfolgreicher sein.

Lass mich wissen, ob die Ideen hilfreich für dich waren!